15. Mai 2025

Was ist ein ERP-System - und warum du nicht mehr ohne arbeiten solltest

Iris Degen

Stell dir folgende Situation vor: In einem mittelständischen Unternehmen werden sämtliche Aufträge in Excel-Listen gepflegt. Die Lagerbestände aktualisiert das Lagerteam manuell, und wer eine Auswertung braucht, muss sich durch fünf verschiedene Abteilungen fragen. Mit dem Wachstum kommen dann die Probleme: doppelte Datenpflege, Missverständnisse, zeitaufwendige Abstimmungen.

Spätestens jetzt ist es Zeit für die Einführung eines ERP-Systems wie Microsoft Dynamics 365 Business Central. In diesem Beitrag fassen wir dir dafür zusammen,

was ein ERP-System ist,
warum es bereits für kleine und mittelständische Unternehmen sinnvoll ist,
welche konkreten Vorteile du erwarten kannst – und
was sich verändert, wenn Prozesse plötzlich zentral und digital ablaufen.

ERP-System einfach erklärt: Definition, Bestandteile und Vorteile für Unternehmen

Was ist ein ERP-System?

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“. Das klingt erstmal technisch, ist im Grunde aber ganz einfach: Ein ERP-System ist eine zentrale Software, mit der du alle wichtigen Bereiche in deinem Unternehmen verbindest und gleichzeitig steuern kannst – von der Buchhaltung über Einkauf und Lager bis zum Vertrieb. Anstatt mehrere Tools parallel zu nutzen (wie z. B. Excel, Outlook, Lagerverwaltung & Co.), läuft alles über eine gemeinsame Plattform – sauber strukturiert, miteinander vernetzt und immer aktuell.

In einem ERP-System kannst du also all deine Geschäftsprozesse integrieren und diese zentral verwalten. Somit hast du eine umfassende Lösung, die dir eine einheitliche Sicht auf alle Unternehmensaktivitäten ermöglicht. Auch wenn viele Prozesse voneinander unabhängig ablaufen, haben sie doch alle Auswirkungen auf dein Unternehmen. Durch das ERP-System haben sie nun eine zentrale Datenquelle, durch die sie alle miteinander verbunden sind.

Warum braucht ein Unternehmen ein ERP-System?

Hand aufs Herz: In vielen Unternehmen läuft es nicht ganz rund. Sobald mehrere Kundenaufträge reinkommen oder jemand im Team fehlt, entsteht Chaos. Wichtige Informationen zu Kunden oder Aufträgen sind nicht automatisch für jeden ersichtlich. Oder schlimmer noch: sie gehen verloren, wenn ein Mitarbeitender fehlt oder das Unternehmen verlässt. Das ist nur ein Beispiel von vielen.

Erst mit dem ERP-System wird oftmals sichtbar, wo es Brüche zwischen einzelnen Systemen gibt oder Prozesse nicht zusammenpassen. Deshalb fassen wir an dieser Stelle für dich die häufigsten Herausforderungen von Unternehmen zusammen, die aktuell kein ERP-System nutzen:

Es gibt kein zentrales System, in dem alle Informationen zusammenlaufen.
Viele Prozesse sind ineffizient, weil doppelt gearbeitet wird.
Arbeitsschritte, die längst automatisiert werden könnten, erfolgen manuell.
Auswertungen brauchen Zeit – und sind nie ganz aktuell.
Jeder Bereich arbeitet mit seinem eigenen Tool – ohne Verbindung zur nächsten Abteilung.

Sobald ein Unternehmen wächst, skaliert dieses Setup nicht mehr mit. Und genau dann wird ein ERP-System zur echten Lösung.

Mit einem modernen ERP-System können dann beispielsweise

Lagerbestände in Echtzeit abgerufen,
Angebote schneller erstellt,
Rechnungen automatisch generiert und
im Controlling tagesaktuelle Zahlen abgerufen werden.

Was bisher drei Tools und fünf Menschen brauchte, erledigt heute ein einziges System - das ERP-System.

Die wichtigsten Bestandteile eines ERP-Systems im Überblick:

Finanzbuchhaltung & Controlling: Automatisierte Verbuchung von Rechnungen, strukturierte Zahlungsprozesse, Mahnwesen und Echtzeit-Kennzahlen für fundierte Entscheidungen.
Einkauf & Beschaffung: Von der Bedarfsplanung über das Lieferantenmanagement bis zur Eingangsrechnungsprüfung – alles an einem Ort, transparent und automatisiert.
Lager & Logistik: Bestände in Echtzeit erfassen, Lagerorte verwalten, Warenein- und -ausgänge automatisiert verarbeiten und Inventuren digital unterstützen.
Verkauf & Kundenmanagement: Angebote, Aufträge und Preise zentral steuern, Kundeninformationen jederzeit abrufen und Vertriebsprozesse durchgängig abbilden.
Reporting & Business Intelligence: Unternehmensdaten in Echtzeit auswerten, individuelle Dashboards nutzen und tiefergehende Analysen über Power BI durchführen.

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central kannst du genau diese Module flexibel auswählen und je nach Bedarf erweitern. An dieser Stelle gehen wir zuerst noch genauer auf die einzelnen Module ein.

Die Finanzbuchhaltung und das Controlling bilden in vielen Unternehmen den Einstiegspunkt in ein ERP-System und stellen gleichzeitig eine zentrale Grundlage dar. Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden automatisiert verbucht, wodurch sich nicht nur Zeit sparen, sondern auch Fehler vermeiden lassen. Zahlungsläufe lassen sich vorbereiten und automatisiert ausführen, während das integrierte Mahnwesen offene Posten zuverlässig überwacht und bei Bedarf fristgerecht anmahnt. Mithilfe von Kostenstellen und -trägern ist zudem eine präzise interne Steuerung möglich, zum Beispiel nach Abteilungen, Projekten oder Standorten. Besonders wertvoll: Alle relevanten Finanzkennzahlen stehen in Echtzeit zur Verfügung. Das beschleunigt nicht nur Monatsabschlüsse, sondern schafft eine fundierte Basis für unternehmerische Entscheidungen.

Mit dem Modul für Einkauf und Beschaffung arbeitet dein Einkauf endlich strategisch und nicht mehr nur reaktiv. Hier sind im ERP-System alle Schritte von der Bedarfsermittlung bis zur Eingangsrechnung zentral an einem Ort gebündelt. Die integrierte Bedarfsplanung erkennt automatisch, welche Artikel wann nachbestellt werden müssen, sodass Engpässe gar nicht erst entstehen. Alle Informationen zu deinen Lieferanten wie etwa Preise, Konditionen oder Kommunikationsverläufe sind übersichtlich hinterlegt und jederzeit abrufbar. Auch interne Genehmigungsprozesse laufen strukturiert über das ERP-System ab: alle Schritte sind transparent dokumentiert und nachvollziehbar. Die Eingangsrechnungsprüfung erfolgt automatisiert durch den Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung – ohne manuelle Zwischenschritte. Das spart Zeit und erhöht die Prozesssicherheit.

Besonders im Bereich Lager und Logistik liegt für viele Unternehmen ein enormes Optimierungspotenzial. Dank einer strukturierten Lagerortverwaltung behältst du mit einem ERP-System auch bei mehreren Standorten oder unterschiedlichen Lagerplätzen jederzeit den Überblick. Die Bestände werden in Echtzeit geführt, sodass Fehl- oder Überbestände frühzeitig erkannt und vermieden werden können. Warenein- und -ausgänge werden automatisch erfasst und direkt in nachgelagerte Prozesse wie etwa die Buchhaltung übernommen. Auch die Inventur wird deutlich einfacher: Sie lässt sich digital unterstützt, schnell und fehlerfrei durchführen – ohne Zettelwirtschaft oder doppelte Erfassungen.

Die Module für Verkauf und Kundenmanagement lassen deinen Vertrieb schneller und gezielter arbeiten und liefern wertvolle Informationen. Denn klar strukturierte Prozesse bedeuten schnellere Abläufe und zufriedenere Kunden. Angebote und Aufträge lassen sich durchgängig erstellen, verwalten und nachverfolgen: von der ersten Anfrage bis zur Auftragsbestätigung. Preiskalkulationen und Rabatte werden automatisch auf Basis definierter Regeln berechnet, zum Beispiel abhängig von Kundengruppen, Mengenstaffeln oder bisherigen Kaufverhalten und bleiben so jederzeit nachvollziehbar. Sämtliche Kundendaten wie Kontakthistorien, Ansprechpartner oder gekaufte Produkte sind zentral gespeichert und sofort abrufbar. Das sorgt für eine fundierte Kundenbetreuung, auch wenn der zuständige Kollege gerade mal nicht im Haus ist.

Mit den Funktionen für Reporting und Business Intelligence wird dein ERP-System zur wertvollen Entscheidungsgrundlage. Alle relevanten Unternehmensdaten wie etwa zu Aufträgen, Zahlungen oder Lagerbewegungen stehen in Echtzeit zur Verfügung und lassen sich direkt im System auswerten. Individuell anpassbare Dashboards sorgen dafür, dass jede Rolle im Unternehmen genau die Informationen sieht, die für sie relevant sind. Für tiefergehende Analysen lassen sich die Daten einfach exportieren oder über Schnittstellen in Tools wie Microsoft Power BI weiterverarbeiten. So entsteht ein vollständiges Bild deiner Geschäftsprozesse – datenbasiert, aktuell und zuverlässig.

In der Praxis entfaltet ein ERP-System seinen größten Nutzen genau dann, wenn all diese Bereiche miteinander verzahnt und durchgängig abgebildet werden.

Vorteile eines ERP-Systems

So entstehen Vorteile in den Unternehmen, die nicht nur auf dem Papier stehen, sondern im Arbeitsalltag wirklich spürbar sind.

Ein ERP-System sorgt dafür, dass alle Abteilungen mit denselben, stets aktuellen Daten arbeiten statt mit getrennten Excel-Listen oder isolierten Softwarelösungen. Informationen müssen nur einmal erfasst werden, stehen dann zentral zur Verfügung und bleiben jederzeit konsistent. Das reduziert nicht nur Doppeleingaben und Fehler, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

Durchgängige Prozesse und klar definierte Zuständigkeiten schaffen mehr Transparenz: Jeder weiß, was der andere macht und warum. Entscheidungen werden auf Grundlage von Echtzeitdaten getroffen, nicht erst nach manueller Auswertung.

Besonders im Tagesgeschäft wird der Unterschied schnell spürbar. Es gibt weniger Rückfragen, weniger Abstimmungsbedarf und mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Kunden, Projekte und Weiterentwicklung.

Gleichzeitig entsteht mit dem ERP-System eine technologische Basis, auf der sich dein Unternehmen zukunftssicher aufstellen kann. Denn eine moderne Lösung wie Microsoft Dynamics 365 Business Central wächst mit: Neue Nutzer, Prozesse, Produkte oder Standorte lassen sich problemlos integrieren, ohne dass alles neu aufgesetzt werden muss. Damit wird dein Unternehmen nicht nur effizienter – sondern auch skalierbarer.

Die wichtigsten Vorteile eines ERP-Systems auf einen Blick:

Zentrale Datenbasis: Daten werden einmal gepflegt und sind überall verfügbar
Weniger Fehler & Doppeleingaben: Prozesse laufen sauber und ohne Medienbrüche ab
Mehr Transparenz: wer was wann macht ist jederzeit nachvollziehbar
Echtzeit-Entscheidungen: Fundierte Datenbasis anstatt verspätete, manuelle Auswertungen
Effizientere Zusammenarbeit: Abteilungen greifen auf denselben Datenstand zu
Mehr Zeit fürs Wesentliche: Tätigkeiten, die bisher noch manuell und zeitaufwändig erledigt wurden, laufen automatisiert ab
Skalierbarkeit für Wachstum: neue Prozesse, Teams oder Standorte integrieren, ohne das System zu überfordern

Fazit: Ein Schritt, der sich lohnt

Ein ERP-System ist mehr als nur eine neue Software. Es ist eine neue Art zu arbeiten – strukturierter, effizienter und transparenter. Die positiven Effekte sind im Alltag schnell spürbar: weniger manuelle Arbeit, mehr Überblick, bessere Zusammenarbeit.

Aber der Nutzen geht noch weiter: Unternehmen, die auf ein ERP-System setzen, schaffen damit auch die Grundlage für nachhaltiges Wachstum, sichere Skalierbarkeit und digitale Wettbewerbsfähigkeit.

Und das Beste: Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein Beispiel für ein schlankes, modular aufgebautes ERP-System, das sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eignet – und genau dann zum Einsatz kommt, wenn dein Unternehmen bereit für den nächsten Schritt ist.

Wenn du also gerade darüber nachdenkst, wie du deine Prozesse digitalisieren kannst: Ein ERP-System könnte die Lösung sein, die du suchst.